Se você está procurando uma forma mais eficiente de fazer a gestão financeira da sua empresa, saiba que apostar em um sistema ERP é a melhor opção. Entre as vantagens oferecidas por essa plataforma, está a automatização de várias tarefas, o que vai liberar seu tempo para pensar estrategicamente no seu negócio.
ERP é um sistema que reúne e consolida dados de diferentes processos de uma empresa, como estoque, vendas e cadastro de clientes, entre outros. A sigla em inglês Enterprise Resource Planning, em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. O objetivo de implantar um sistema assim é auxiliar a gestão, o planejamento e a tomada de decisão no dia a dia e a longo prazo.
Um sistema ERP permite que um gestor visualize por completo as transações realizadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios. Dessa forma, ele favorece decisões mais inteligentes, diretamente relacionadas aos indicadores de desempenho da empresa. O diferencial desse tipo de software é que as informações de cada um dos setores gerenciais da empresa ou dos processos administrativos, operacionais e de produção são consolidados em um único ambiente de trabalho, composto por módulos integrados. A troca de informações automatiza etapas e permite ganho de produtividade, ao mesmo tempo em que possibilita um fluxo de dados segura e eficaz.
As vantagens de usar um sistema ERP é a redução de tempo na geração e análise de relatórios sobre vendas, comissões e fluxo de caixa. Em sua maioria, os sistemas de ERP possuem geração de relatórios automaticamente a partir dos dados já cadastrados. Com isso, os gestores conseguem analisar o desempenho da empresa de forma mais rápida e intuitiva, otimizando as tomadas de decisão em uma micro e pequena empresa; eliminação de recursos manuais e acesso facilitado a dados. Extinção de planilhas, tabelas, agendas e outros inúmeros recursos manuais que circundam o dia a dia da gestão de uma empresa. Todos os dados ficam guardados e integrados em um painel de controle de maneira segura no seu computador e na internet, sempre disponíveis aos gestores da empresa ao toque de poucos cliques. Segurança e planejamento eficientes na gestão financeira. Com os dados do capital ativo e passivo da empresa integrados, a probabilidade de erros nos cálculos de faturamento e lucro da empresa diminuem consideravelmente, permitindo um planejamento mais preciso do capital investido da empresa.
Ao implementar um sistema de ERP na sua empresa, crie uma política de segurança de seus dados junto aos seus fornecedores e colaboradores. Com seus fornecedores, estabeleça os direitos e deveres de cada parte caso os dados sejam roubados, acessados por computadores não registrados ou até mesmo deletados do servidor. Com seus colaboradores, defina todas as senhas de acesso, agende datas para backups periódicos de todos os arquivos e reforce o sigilo dos dados apresentados no dia a dia da empresa.
Customizações custam caro e em sua maioria tornam o sistema mais burocrático e complexo. Lembre-se que um ERP funciona para dar agilidade aos processos da sua empresa, então tente se manter o máximo possível com as funcionalidades gerais antes de pedir ao fornecedor novos módulos para integrar dados específicos da sua empresa. Não fazer a integração com outros sistemas já existentes na empresa; este é um grande risco para quem já controla os dados da empresa de uma maneira automatizada. Certifique-se que o seu ERP consegue importar dados de tabelas do Excel e também de arquivos gerados por outros sistemas. Se isso não ocorrer, tenha certeza que sua equipe gastará algumas semanas para importar e atualizar todas as informações para o novo sistema.
Softwares ERP não são programas que você baixa rapidamente na internet e sai usando no mesmo dia. Uma solução de ERP pode demorar de uma semana até três meses para ser integrada a todos os departamentos de uma empresa. Geralmente a implementação de um ERP segue por cinco etapas:
Integração da infraestrutura,
Migração de dados
Treinamento de pessoal
Integração de departamentos
Testes de segurança.
Para escolher uma programa ERP ideal para sua empresa você deve seguir quatro etapas:
Quais departamentos da sua empresa são mais atrasados em relação à entrega de resultados? Quais destes atrasos resultam em atraso e retrabalho para outros departamentos? Entenda exatamente quais são as falhas de comunicação e integração entre os departamentos de sua empresa para ter um problema-chave para resolver com um ERP. Definindo um problema-chave, sua empresa poderá traçar um “antes e depois” da implementação do sistema e medir o Retorno de Investimento (ROI) em relação ao custo do software e da produtividade de determinado departamento.
Além de buscar em média três fornecedores qualificados para te atender, busque saber quais e quantas empresas do seu ramo de atuação eles atendem. Por exemplo, se você tem uma loja virtual e começa a utilizar um sistema ERP que tem experiência neste ramo. Neste caso, a empresa fornecedora poderá ajudar-te de uma maneira mais customizada e assertiva, pois em geral já conhece quais são os problemas de integração para lojas virtuais.
O planejamento deve ser feito pelo fornecedor em unidade com o calendário da sua empresa e com a disponibilidade de cada gestor. Evite datas de muita movimentação dos funcionários e dos gerentes. Entenda que a gestão de sua empresa vai mudar completamente em poucos meses e você precisa direcionar grande parte da atenção da sua equipe na implementação do sistema ERP.
Treinamento e revisão dos hábitos da equipe
O que leva a um bom uso de um sistema de ERP não é apenas sua estrutura tecnológica, mas sim o valor das pessoas que operam no sistema. Promova concursos, workshops e palestras dentro da sua empresa para mostrar quais serão os benefícios de um sistema ERP e como toda a empresa vai ganhar com isso.
Quando o assunto é ERP, não existe uma fórmula mágica para todas as empresas. Algumas se dão bem com um sistema ERP online e outras preferem um software instalado no computador. O importante é sempre buscar o que se adapta melhor à realidade de seus clientes e da maneira que sua equipe trabalha. Prefira tomar suas decisões sobre esse tema em equipe e coloque seus colaboradores em sintonia para extrair o máximo dessa ferramenta para gerir sua micro e pequena empresa.
