O controle financeiro é um dos grandes desafios do empreendedor. Sem ele, o gestor não consegue saber quanto tem em caixa nem se está sendo lucro ou prejuízo. Quando falamos em futuro, outro conceito é importante para a saúde financeira e a estratégia do negócio: a previsibilidade financeira. Ela é essencial para que o dono de negócio tenha uma noção de qual será o desempenho econômico da empresa nos próximos meses ou anos e possa tomar decisões mais assertivas com base nessas projeções. E fazer esse planejamento com o auxílio da tecnologia, tendo à disposição dados confiáveis do negócio, é muito mais seguro e fácil.
Trocando em miúdos, a previsibilidade financeira é um tipo de análise que ajuda o negócio a construir um cenário orçamentário bem próximo do real. Dessa forma, é possível prever (nos próximos meses ou anos) como serão as despesas, receitas, sazonalidades e fatores (internos e externos) que influenciam diretamente no capital da empresa. Hipoteticamente falando, a previsibilidade financeira funciona como uma bússola que indica o caminho a ser percorrido para o sucesso da gestão financeira de um negócio. Uma das principais vantagens dessa prática é obter estimativas financeiras baseadas em dados reais, que auxiliam o dono do negócio na realização dos planejamentos da empresa como um todo. Assim, é possível tomar decisões bem direcionadas, estratégicas e inteligentes. Como exemplo, podemos citar o investimento na expansão do negócio. Com o auxílio da previsibilidade financeira, o gestor entende se é o momento de investir no lançamento de um novo produto ou canalizar recursos para potencializar as vendas dos itens que já estão no mercado. Existem ainda outros benefícios de utilizar esse tipo de controle financeiro, são eles: Criação de um histórico dos cenários financeiros vividos pela empresa, visualização de desperdícios de capital e falhas de processos, identificação de impedimentos que barram a produtividade e o alcance de metas financeiras, melhor organização financeira, implantação de um planejamento estratégico das finanças, otimização do controle financeiro.
Sim, as planilhas ajudam os negócios a realizar a previsibilidade financeira. Mas esse recurso não é a melhor opção. Além da necessidade de fazer lançamentos manuais, elas deixam a desejar na funcionalidade, visualização, acesso rápido às informações e organização dos registros financeiros e cálculos (que exigem a inserção de fórmulas complexas). Por outro lado, as ferramentas oferecidas pela tecnologia geram benefícios que potencializam a eficiência da previsibilidade financeira. Uma das vantagens é a integração das informações em uma única plataforma. Desse modo, os gestores visualizam dados sobre as finanças em tempo real e relatórios de desempenho que ajudam na construção da previsão orçamentária. Outro benefício é a facilidade e segurança no acesso. Como são armazenados na nuvem, os dados podem ser acessados em qualquer computador ou celular, de onde o dono do negócio estiver. Quanto à segurança, as informações são protegidas contra vazamentos e perdas. Podemos citar ainda outra vantagem: a identificação de problemas e erros ao analisar cenários futuros. A precisão da tecnologia é tão eficiente que os gestores reconhecem situações que podem causar prejuízos antes mesmo que ocorram. Sendo assim, fica mais fácil criar estratégias preventivas. O resultado é um negócio organizado financeiramente, estável no mercado, eficiente nos investimentos realizados e nas tomadas de decisões de modo geral.
De acordo com um estudo realizado pela Mckinsey e Company, as empresas com maturidade digital (alta taxa de uso de tecnologias) tem um índice de crescimento três vezes maior do que as que não investem neste recurso. Diante desses números e das vantagens apresentadas no tópico anterior, fica bem clara a importância das ferramentas digitais. No caso da previsibilidade financeira, a tecnologia se torna um divisor de águas na maneira como são realizadas as projeções orçamentárias. Mas como implementar essa prática no negócio? A seguir, apontamos as principais.
O primeiro passo para a implantação da previsibilidade financeira com apoio da tecnologia é reconhecer as necessidades de cada setor da empresa. Talvez, um setor precise organizar as despesas por data, categoria ou centro de custo. Já outra área pode necessitar de informações em tempo real sobre o fluxo de caixa e lançamentos financeiros. Ao mapear esses aspectos, os gestores entendem o que o negócio está realmente precisando. Fazendo assim, economiza-se dinheiro, tempo e energia com a busca de soluções que não são adequadas. O resultado será uma implementação bem direcionada e estratégica.
A próxima etapa é o planejamento para a implantação da tecnologia. Para isso, será preciso elaborar um cronograma com prazos específicos, tarefas a serem realizadas e seus respectivos responsáveis. Dentre as vantagens de estabelecer um cronograma, estão: Estimativa do tempo médio das atividades, elevação do foco e produtividade no projeto, antecipação de falhas e definição de ações preventivas, melhor gerenciamento dos custos.
Entre as formas de gestão de projetos que podemos utilizar no planejamento, estão as metodologias ágeis. Esse conjunto de práticas divide as entregas em fases, otimizando o fluxo de trabalho e possibilitando que elas sejam feitas mais rapidamente. Veja abaixo um modelo de como essas etapas podem ser divididas: Mapeamento das necessidades dos setores internos. Prazo: primeiro trimestre do ano. Responsáveis: gestores;
- Definição da ferramenta que entrega funcionalidades compatíveis com as necessidades identificadas. Prazo: segundo trimestre do ano. Responsáveis: profissionais da área interna de TI (tecnologia da informação);
- Fase de implantação da tecnologia. Prazo: terceiro trimestre do ano. Responsáveis: profissionais de suporte da empresa desenvolvedora da tecnologia e profissionais internos da área de TI;
- Treinamento dos colaboradores e início do uso da nova ferramenta. Prazo: quarto trimestre do ano. Responsáveis: profissionais internos da área de TI e profissionais da área de treinamento e desenvolvimento de pessoal (T&D) do setor de recursos humanos (RH).
Dentre as fases do cronograma de implementação da tecnologia que ajudará na previsibilidade financeira, um cuidado especial deve ser dado à etapa do treinamento dos colaboradores. Afinal, esse time estará “na linha de frente” da utilização da ferramenta, perceberá os resultados positivos e as melhorias que precisam ser realizadas. Para ter sucesso com o treinamento, é importante não só passar conhecimento sobre funcionalidades da tecnologia. Além disso, é essencial ouvir as dúvidas, sugestões e reclamações dos colaboradores. Desse modo, o processo ficará mais interativo, eficiente e prático. Outra ação importante deve acontecer após o treinamento e início do uso da ferramenta: a coleta de feedbacks dos profissionais. O que estão achando da tecnologia? Que resultados estão obtendo? Existem recursos que podem ser aprimorados ou modificados? Essas impressões são muito valiosas. Por meio delas, o negócio constrói um projeto de implantação da tecnologia que será sustentável, ascendente e escalável. Além da coleta de feedbacks, os gestores podem utilizar também métricas ou indicadores de desempenho (KPIs). A ideia é acompanhar os resultados obtidos com a nova ferramenta. Com a ajuda das métricas, o negócio tem respostas a perguntas como: a organização financeira melhorou? As projeções são coerentes? Ficou mais fácil gerenciar as finanças? Está sendo mais prático acompanhar as entradas e saídas da empresa? Ao unir feedbacks da equipe com as informações dos KPIs, o negócio terá um acervo de dados para a tomada de decisões assertivas e inteligentes.
Antes de efetivar a compra de uma tecnologia, alguns fatores merecem atenção. São eles: Credibilidade da empresa desenvolvedora, recomendações de clientes, parceiros de negócios e fornecedores, funcionalidades oferecidas, suporte e treinamento disponibilizado, canais de atendimento ao cliente, pacote de planos e serviços e opções de pagamento. Para analisar todas essas informações, é necessário tempo, atenção e uma boa dose de pesquisa. Mas todo o esforço vale a pena, uma vez que a escolha tem grandes chances de ser acertada. Sendo assim, os gestores não terão “dores de cabeça” e sim, tranquilidade para tocarem os projetos do negócio.
