Até alguns anos atrás, a gestão de relacionamento com o fornecedor não era tão prioritária nos negócios. Ou seja, com esses parceiros comerciais, a relação era basicamente de compra e venda. E nada mais. Entretanto, graças à evolução cultural e à crescente competitividade do mercado, uma boa gestão de fornecedores tornou-se vital para o planejamento estratégico de qualquer empresa. Isso porque este processo se provou decisivo para o controle financeiro e até mesmo para garantir uma boa experiência aos clientes no que diz respeito à logística de entrega. Com uma boa organização, o empreendedor consegue ter mais agilidade e previsibilidade nas suas demandas. E, quando esse aspecto é aliado a um bom relacionamento com o fornecedor, negociar melhores prazos e condições de pagamento também fica mais fácil. Evidentemente, para que a gestão estratégica de fornecedores e contratos seja uma realidade, todas as operações do negócio devem ser integradas: do estoque ao financeiro, todos devem estar na mesma página. O caminho mais assertivo para que este processo seja eficiente é apostar na tecnologia. Veja as principais vantagens de aplicá-la:
Uma boa gestão de fornecedores elimina desafios no controle de estoque, como comprometer a produção pela falta de produtos. Nesse sentido, a tecnologia é importante porque identifica a quantidade ideal de itens e alerta quando novos pedidos precisam ser feitos. Assim, você consegue se planejar para fazer as solicitações em tempo hábil, livrando-se de atrasos e indisponibilidades.
Ao planejar sua demanda, o gestor consegue entrar em contato com cada fornecedor com antecedência. Como resultado, sua empresa tem mais chances de conseguir melhores descontos e prazos de pagamento.
Esse é um ponto que influencia a gestão financeira de maneira mais direta. Contudo, o gerenciamento de fornecedores acaba impactando a viabilidade das operações como um todo. Isso porque, sem produtos, não há entrega e nem produção, sem contar com os clientes insatisfeitos. Até o marketing fica comprometido, pois como fará a divulgação de um serviço de pulverização sem o item no estoque?
Quando o gestor conta com um sistema de gestão para armazenar os dados dos fornecedores, pode acessar todas as informações em um só lugar. Isso mantém os registros sempre protegidos e evita longas pesquisas em planilhas ou materiais impressos. Outras vantagens são estreitar os relacionamentos, como enviar as felicitações no dia do aniversário do parceiro comercial e sempre ter a quem recorrer diante de imprevistos.
Afinal, em uma plataforma automatizada, é possível registrar informações de vários fornecedores. Por fim, a tecnologia também permite o acompanhamento da documentação de cadastro, para garantir que ela esteja atualizada.
As melhores tecnologias disponibilizam relatórios e informações em tempo real sobre as operações. Com isso, há mais agilidade na conferência das ordem de serviços. Inclusive, algumas soluções emitem as notas fiscais, o que também otimiza o recebimento. Como você pôde conferir, uma plataforma eficiente de gestão de fornecedores consegue potencializar as demandas mais relevantes de toda a cadeia de suprimentos.
Tão importante quanto acertar na seleção de fornecedores, é promover uma gestão estratégica dessas parcerias. Isso porque, com um controle ágil e centralizado, sua empresa garante um melhor desempenho operacional e negociações mais vantajosas. Agora que você já sabe que a tecnologia é fundamental para isso, é importante garantir a solução ideal para a realidade da sua empresa. Por isso, ao implementar uma plataforma de gestão de fornecedores, atenha-se aos seguintes pontos:
Analisar as necessidades do seu negócio significa detectar os gargalos existentes e as possibilidades de aprimoramento. Isso é importante para entender como a tecnologia pode ajudar e quais funcionalidades podem agregar mais. Portanto, avalie os departamentos envolvidos na gestão de fornecedores e seus fluxos de trabalho. Converse com os gestores, levante as principais demandas internas e priorize ferramentas alinhadas à realidade dos seus processos.
Se o gerenciamento e a avaliação de fornecedores são tão importantes, o mesmo vale para a própria ferramenta de gestão. Até porque, hoje há uma infinidade de tecnologias no mercado, mas seu foco deve ser garantir a melhor para a sua equipe. Por isso, pesquise pelas empresas que oferecem esse tipo de plataforma, sua reputação e a avaliação de outros usuários. A ideia é encontrar um serviço de qualidade e que esteja de acordo com as necessidades levantadas na etapa anterior.
Ao pesquisar pelas plataformas mais adequadas às suas demandas, busque referências. Isso porque ninguém é melhor para indicar se uma tecnologia realmente é boa do que outras empresas com necessidades semelhantes que já utilizam tal serviço. Sendo assim, entre no site da empresa, acesse a rede social e busque pelo nome do sistema em plataformas de reputação de marcas, como o Reclame Aqui. Depois, liste quais são as mais populares deste mercado, compare seus diferenciais e pondere o que outros usuários apontam sobre ela.
Depois de buscar pelas principais referências das plataformas de gestão de fornecedores, só comece a sua negociação depois de avaliar a qualidade do suporte e do atendimento e oferecidos por cada plataforma. Afinal, por melhor que seja a ferramenta, sempre podem ocorrer falhas ou dificuldades de adaptação entre certos membros da equipe. Assim, é essencial ter um suporte prático e disponível para lhe atender quando necessário.
Quanto aos diferenciais da plataforma, vale a pena avaliar questões como a facilidade no uso. Independente da vantagem que mais faz diferença para seu time, procure analisá-la na prática. Para isso, prefira soluções de gestão de fornecedores que ofereçam justamente os testes gratuitos. Ao utilizar a tecnologia por alguns dias, você consegue analisar como ela se comporta já inserida na empresa, quais seus pontos fortes e se a aquisição é mesmo vantajosa.
Digitalizar a gestão de fornecedores é essencial para manter suas informações sempre ao alcance, evitar erros manuais no processo e garantir melhores condições de negociação. Com tecnologias de ponta, você facilita o gerenciamento de ordens de serviços, otimizando sua safra. Contudo, essas vantagens só são possíveis quando a plataforma é, de fato, completa.
